[Template] Piloter une équipe grâce à des points hebdo efficaces au format PPP

Instaurer des points hebdo efficaces est un challenge classique pour tout manager. On a donc étudié le sujet afin de structurer un process permettant de mettre en place des réunions efficaces pour assurer un pilotage optimal de vos équipes. Nous vous proposons un template qui vous permettra de cadrer vos points hebdo à télécharger gratuitement.

Télécharger le template : Pilotage point hebdo PPP

Pourquoi les points hebdo sont très structurants en management ?

Contexte : réunions / pilotage équipe

Dans sa lettre aux actionnaires de 2017, le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, a souligné l’importance d’accélérer la vitesse de prise de décision. Les équipes de management très performantes prennent des décisions rapidement, mais pas de manière irréfléchie.

Pour ce faire, elles doivent maîtriser la stratégie globale de l’organisation, afin de pouvoir prendre des décisions en accord avec cette stratégie. Elles doivent également comprendre le contexte dans lequel elles opèrent, afin que leurs décisions puissent être mises en œuvre.

Le travail du management consiste à prendre des décisions qui maintiennent la réalité en ligne avec la stratégie, et la stratégie en rapport avec la réalité quotidienne.

Pour que cela fonctionne, ils doivent agir à deux niveaux.

• Ils travaillent sur l’entreprise, en définissant la stratégie, en examinant les performances et en préservant la santé de l’organisation à long terme. C’est le niveau stratégique, qui définit les aspirations de l’organisation.
• Ils travaillent dans l’entreprise, en gérant des équipes, en surveillant les programmes et en éliminant les obstacles qui se présentent. C’est le niveau opérationnel, ancré dans la réalité de l’organisation.

Ces deux niveaux sont profondément liés mais distincts. Le type de réflexion et de prise de décision dont nous avons besoin pour résoudre un problème opérationnel n’est pas le type de réflexion dont nous avons besoin pour évaluer la menace posée par un déficit budgétaire imminent (stratégie).

Si nous parlons des grands défis stratégiques de la même manière que nous abordons nos tâches quotidiennes, nous perdons du temps sur les petits détails en dépit des sujets clés. C’est pourquoi il est important de séparer les réunions aux niveaux opérationnel et stratégique.

La fréquence des réunions opérationnelles stimule l’élan de travail de l’organisation.

Les équipes de direction tiennent souvent des réunions opérationnelles pour s’assurer que toutes les différentes équipes impliquées restent coordonnées et que les problèmes peuvent être identifiés et résolus rapidement.

Des réunions opérationnelles fréquentes permettent de s’assurer que les dirigeants sont au fait de la réalité du terrain.

La fréquence des réunions stratégiques favorise l’adaptabilité de l’organisation.

Si la stratégie est trop souvent ajustée, l’organisation se retrouve désorientée. En revanche, si l’on attend trop longtemps, l’organisation stagne en s’en tenant à un plan qui ne fonctionne plus. Elle peut aussi perdre sa cohérence car les gens oublient la stratégie initiale et se perdent dans les détails du quotidien.

Définition du point hebdo

Les réunions hebdomadaires sont des rencontres programmées qu’une équipe ou un groupe tient chaque semaine à un moment précis. Ces réunions sont importantes car elles ont tendance à aborder des points d’action, des obstacles et des questions pour les semaines à venir ou des obstacles de la semaine précédente. Des réunions régulières aident les membres de vos équipes à progresser dans leur travail.

Ces réunions sont parfois perçues comme rébarbatives. Une contrainte dont les résultats tirés ne sont pas à la hauteur du temps utilisé.

Les équipes éloignées peuvent rencontrer des obstacles à la réussite de la réunion hebdomadaire. Souvent, cela est lié à la diversité des fuseaux horaires et des lieux. Cependant, les barrières linguistiques, le manque de préparation, le faible engagement peuvent créer des problèmes. Enfin, il est nécessaire d’utiliser les bons outils qui permettent aux participants de participer sereinement à vos réunions.

Nous avons compilé pour vous les obstacles potentiels aux réunions hebdomadaires, ainsi que des règles et des conseils pour surmonter ces obstacles et en tirer le meilleur parti.

Nos conseils

Conseil 1. Prenez un engagement

Tout le monde doit s’engager à la réunion. Choisissez un moment de la réunion qui convient à tous les membres de l’équipe et respectez-le. La cohérence et la préparation avancée vont de pair et il est important de participer à la réunion hebdomadaire. Récompensez la cohérence et la participation des membres et essayez de faire en sorte que la réunion se tienne au même moment et au même endroit chaque semaine.

Les réunions hebdomadaires représentent un véritable défi pour les équipes à distance. Afin d’obtenir une réunion cohérente pour l’ensemble de l’équipe, sollicitez des commentaires sur l’heure et le jour qui conviennent à chacun, quel que soit le fuseau horaire.

Conseil 2. Rotation des responsabilités

Voici une idée novatrice qui fonctionne : faire tourner les responsabilités. Chaque semaine, consacrez une partie de votre temps libre à la réunion pour vous concentrer sur les résultats ou les actions d’un membre de l’équipe. Ouvrez une séance de questions-réponses et donnez-leur l’occasion de présenter leurs résultats récents. Les membres de l’équipe seront plus enthousiastes à l’idée de participer et de voir le segment de leur collègue.

Une autre option consiste à laisser les membres animer la réunion à tour de rôle. Même le plus petit changement de personnalité et de rythme peut rendre une réunion ennuyeuse un peu plus intéressante.

Conseil n°3. Ajoutez de l’enthousiasme

Demandez par exemple à un cadre supérieur de l’entreprise de vous rejoindre pendant cinq minutes et de s’adresser à l’équipe. Vous pouvez également inclure un plan de reconnaissance dans la réunion. L’objectif étant de rompre la monotonie et d’accroître la participation de chacun.

Conseil 4. N’obligez pas les fonctions support à rester jusqu’au bout

Dans certains cas, il est essentiel que tout le monde participe pendant toute la durée de la réunion. Les collaborateurs dont la contribution est moins importante peuvent soumettre leur documentation à l’avance pour l’équipe et demander un retour sur leur travail. Demandez-leur de se joindre à l’équipe pour avoir une vue d’ensemble rapide et leur permettre de se remettre à faire ce qu’ils font le mieux.

Votre organisation (les personnes, le processus et les outils) est-elle capable de mener à bien des processus de collaboration ?

Et si une réunion hebdomadaire à distance a lieu, les obstacles énumérés ci-dessus sont-ils des points sensibles que vous reconnaissez ?

Si c’est le cas, il est peut-être temps de chercher de nouvelles solutions pour ce type de collaboration. Commencez par le début : est-ce l’équipe, l’organisation ou l’outil qui est la principale source de douleur dans le cycle de vie de votre projet ? Que faudrait-il pour l’améliorer ? Il existe des format de points hebdo qui permettent de surmonter ces obstacles. Le modèle PPP par exemple se révèle très efficace, nous allons vous le détailler ci-dessous.

Le format des points hebdo peut suivre le modèle PPP : Progrès / Plans / Problèmes

Le format est assez simple : vous disposez de 3 catégories et de tâches la semaine :

• Plans : Le lundi, vous vous asseyez et réfléchissez à toutes les tâches que vous voulez accomplir pendant la semaine. Que faut-il faire ? Si l’une de ces tâches est trop importante pour être accomplie, vous la décomposez en une partie plus petite et plus facile à réaliser.
• Progrès : Lorsque vous terminez vos plans au cours de la semaine, vous les marquez comme terminés et les placez dans la section Progrès.
• Problèmes : Si certains de vos plans sont bloqués ou si vous avez des problèmes qui vous empêchent de les réaliser, vous pouvez les déplacer dans la section Problèmes. Vous êtes également libre d’ajouter de nouvelles entrées dans la catégorie Problèmes si d’autres problèmes surviennent.

Les développeurs parmi vous ont peut-être remarqué qu’à bien des égards, ce format est très semblable à un morning standup. Et c’est intentionnel – il est conçu pour donner à chacun une image très claire de l’état d’avancement du projet, et il reflète beaucoup des mêmes sujets que ceux que vous aborderiez dans un stand up.

Le format PPP ne permet pas de se tromper et d’assimiler l’activité à la productivité. Sa mise en œuvre  dans votre équipe est transparente et ne prend que quelques minutes par semaine. Au bout du compte, vous aurez une équipe plus forte qui se concentrera sur ce qui est important.

On peut voir ça comme une série de rétrospectives – une chaque semaine – où l’on réfléchit à ce que l’on avait prévu de réaliser la semaine dernière, et comment cela s’est avéré dans la réalité. Si vous avez ajouté quelques tâches dans vos plans hebdomadaires le lundi, et que vous n’en avez terminé que 50% le vendredi, vous êtes obligé de vous demander si vous avez vraiment passé la semaine à vous concentrer sur les tâches qui comptaient. Bien sûr, les priorités peuvent parfois changer au cours de la semaine – une tâche inattendue peut surgir. Mais si on vous retire toujours les tâches que vous vous pensiez importantes, il est clair que quelque chose ne va pas.

Quelques tips

• Rédigez le rapport de manière à ce qu’il soit compréhensible pour les autres et pas seulement pour vous.
• Faites en sorte que les éléments soient courts mais riches en informations.
• Si nécessaire, utilisez des faits, des chiffres et des informations générales. Des liens externes peuvent être utiles ici.
• Chaque catégorie ne doit pas comporter plus de 5 à 7 éléments. Personne ne lit vraiment de longs rapports.

Template GSheet pour suivre vos points hebdo

Document de suivi avec chaque membre de l’équipe

Document de suivi pour le manager

Formulaire de téléchargement

Vous connaissez maintenant l’essentiel de ce qu’il y a à savoir sur le format de point hebdo PPP. Next step ? Télécharger notre template PPP pour mettre en pratique la démarche au sein de votre équipe 🙂

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