Cadrer & piloter un projet digital – Le kit de préparation

Cet article s’adresse d’abord aux chefs de projet désignés pour gérer le cadrage et le pilotage d’un projet digital, mais il intéressera un public bien plus large nous en sommes certains ! Nous avons voulu vous donner les ressources indispensables pour lancer votre projet sur de bons rails et nous avons le plaisir de vous présenter deux nouveaux templates à télécharger gratuitement :

• Un support de présentation GSlides/PowerPoint pour préparer et animer la réunion de cadrage du projet (kickoff meeting).
• Un modèle Excel complet pour cadrer et piloter le projet dans ses différents aspects : cadrage général, qualification des actions, planning, répartition des rôles, etc.

Organiser un projet digital – L’art de définir les rôles et les instances de pilotage du projet

Organiser un projet digital, c’est  :

• Définir une organisation, une méthodologie de travail.
• Répartir les rôles.
• Organiser la communication entre les acteurs du projet.
• Utiliser des outils adaptés.

Abordons ces différents points.

1 – Poser les bases du projet (kick-off meeting)

Chaque projet digital commence par une réunion de lancement (kick-off meeting). Il poursuit plusieurs finalités :

• Présenter  le contexte du projet et définir les objectifs avec les personnes impliquées dans le projet. Préciser le périmètre du projet.
• Constituer l’équipe projet mais aussi plus largement tous les acteurs du projet internes et externes (prestataires, consultants…). Il est important aussi d’identifier les décisionnaires, les personnes qu’il faudra convaincre.
• Evaluer la disponibilité des acteurs du projet (périodes de congés, événements corporate, pics d’activité, bande passante générale des différentes personnes…).
• Définir une méthodologie et plus particulièrement : Définir les instances de pilotage (points hebdomadaires / bi-hebdomadaires ? Quels participants ? Copil ?) + les outils et supports à utiliser.
• Poser les grands jalons du projet. Valider le planning-macro et les principales deadlines.

Ces éléments de cadrage généraux correspondent à l’onglet « Cadre projet » de notre template.

2 – La définition des rôles : Qui fait quoi ?

Derrière chaque projet, il y a des femmes et des hommes. Qui participe au projet ? Quelles sont les fonctions et le rôle de chacun ? Ces questions doivent être tranchées dès le début du projet. Ils faut savoir avec qui l’on va travailler et qui fera quoi, qui sera responsable de quoi. Chaque membre de l’équipe projet ainsi saura ainsi ce qu’il a à faire, sa place dans le projet.

Vous devez définir le périmètre de chaque personne, non seulement pour que chacun sache ce qu’il a à faire mais aussi pour éviter les chevauchements. Nous vous recommandons d’utiliser la matrice RACI. Cette matrice permet de visualiser en un coup d’oeil la répartition des rôles. RACI est un acronyme :

• R pour Responsible > Celui qui est responsable de la réalisation de la tâche.
• A pour Accountable > Celui est responsable de la bonne exécution de la tâche et qui doit rendre des comptes. Il supervise les « responsibles ».
• C pour Consulted > Celui qui conseille les R et les A.
• I pour Informated > Celui qui est informé d’une tâche, sans y avoir pris part directement pour autant.

Notre template de cadrage de gestion de projet contient un onglet RACI qui vous permettra de répartir les rôles de manière lisible, simple et efficace.

3 – Organiser la communication entre les acteurs du projet

La communication est essentielle. Il faut donc réfléchir dès le début aux process et aux outils à mettre en place pour gérer l’avancement du projet au quotidien et faciliter la circulation de l’information entre les parties prenantes. En méthode agile, la communication passe par des outils de type Trello ou Asana. Ces outils permettent à chacun de savoir où chacun en est dans son travail et au chef de projet d’avoir une vision globale de l’avancement des différents chantiers en cours. Ces outils ont un autre avantage : Ils améliorent la productivité des équipes dans la mesure où ils donnent la plupart des informations dont les acteurs du projet ont besoin. Justine n’a plus besoin d’interrompre son collègue Michel pour lui demander où il en est : Justine n’a qu’à jeter un oeil au tableau Trello !

Une communication efficace, c’est l’art et la manière de transmettre un message entre un émetteur et un destinataire sans malentendus et incompréhensions. Ce n’est pas toujours simple. Vous devez organiser vos process et vos outils avec cette définition à l’esprit. L’art d’organiser la communication dans un projet pourrait faire l’objet de tout un article tant nous sommes persuadé qu’il constitue un point clé dans la réussite ou l’échec d’un projet digital.

4 – Utiliser des outils de gestion de projet

Il existe de nombreux outils de gestion de projet: Trello, Asana, Notion, Monday.com, ClickUp…Ces logiciels permettent de définir les différentes tâches à réaliser, de les organiser dans un planning, d’attribuer les tâches aux personnes concernées, de gérer les échanges entre les parties prenantes du projet, de suivre la progression du projet. Nous allons vous en présenter 2 : Trello et Asana.

1 – Trello

Trello est l’un des outils pionniers en gestion de projet. Nous l’avons longtemps utilisé et continuons de l’utiliser avec certains clients. Ses atouts : une utilisation très simple et une interface intuitive et très soignée. Le principe est simple. Chaque tâche fait l’objet d’une carte détaillée. Les cartes sont ensuite organisées dans des colonnes qui permettent de suivre leur avancement. Ces colonnes sont elles-mêmes organisées dans un tableau qui offre une vue synoptique du projet en cours de réalisation.

2 – Asana

Fondé par deux anciens de Facebook, Asana est un des pionniers dans sa catégorie. Le fonctionnement est très similaire à Trello. L’interface est peut-être moins agréable que celle de Trello mais les fonctionnalités sont plus avancées globalement. Asana propose notamment des options de gestion des droits d’accès remarquables.

Gérer efficacement le planning de l’équipe projet

Une fois que les bases du projet sont en place, une fois que la méthodologie a été définie, il faut construire le planning du projet. Cela suppose deux actions successives :

• Décomposer le projet en phases et les phases en actions.
• Gérer la temporalité en ordonnançant les actions dans le planning.

Décomposer le projet en un ensemble de phases et d’actions

Un projet se décompose en plusieurs phases. Chaque phase est elle-même composée d’un certain nombre d’actions. Au moment du cadrage du projet, il faut :

• Identifier les grandes phases du projet, ses principaux jalons.
• Pour chaque phase, lister l’ensemble des actions à réaliser.
• Décrire les actions, qualifier leur contenu.
• Pour chaque action, faire une estimation du temps nécessaire à sa production.

Cette étape du travail de cadrage correspond à l’onglet « Démarche et phases » de notre template.

Gérer la temporalité – Positionner les phases et actions dans le temps

Une fois que l’on a réussi à lister les phases et actions à traiter, il faut ordonnancer leur production dans le temps. Certains projets comportent des deadlines souples, d’autres des deadlines strictes. Les deadlines peuvent concerner la date de livraison finale uniquement ou chaque jalon du projet. Certains projets n’ont tout simplement pas de deadlines. Etc. Etc. Chaque projet est unique. Lorsqu’il y a des deadlines, une des méthodes consiste à positionner d’abord les phases & actions les plus proches de la livraison finale puis les autres phases en remontant dans le temps. Cela évite d’avoir à reprendre complètement le planning si vous vous apercevez que les dernières actions à réaliser excèdent les deadlines imposées par le client. Cette approche deadline-driven est très utilisée dans la gestion de projets événementiels, mais elle a toute sa place dans les projets digitaux.

Nos convictions en gestion de projet

Nous aimerions maintenant vous partager nos deux grandes convictions en matière de gestion de projet.

Se focaliser sur le Pourquoi plutôt que sur le Comment

Le planning déroule les actions qui répondent aux « Comment ». Mais dans la conception du planning avec les équipes, vous devez toujours garder à l’esprit les objectifs. Vous devez partir d’eux. Il faut toujours en revenir aux « Pourquoi » du projet, à ses enjeux, aux besoins. Il faut obtenir l’alignement de toute l’équipe sur les « Pourquoi » pour atteindre un consensus dans les actions à déployer.

A partir des objectifs, vous allez pouvoir déduire les résultats à atteindre et les livrables à produire. Des résultats à atteindre, vous en déduirez les actions (dans une logique OKR). La réflexion stratégique et tactique qui préside à la conception du planning doit se faire avec pour toile de fond le but à atteindre.

La communication est LA clé

La communication n’est pas quelque chose de simplement nécessaire ou de simplement important. C’est en fait la clé. Dans un projet digital, de nombreuses personnes interviennent : les différentes équipes métiers impliquées, les équipes IT, les prestataires techniques, les consultants, la direction. Si l’information ne circule pas correctement et suffisamment rapidement entre les différents acteurs du projet, il y a une forte probabilité que le projet patine ou que les livrables ne correspondent pas exactement au besoin.

Il faut qu’il y ait une communication efficace entre ceux qui conçoivent, ceux qui décident, ceux qui exécutent, ceux qui pilotent, les intervenants externes et internes. Nous l’avons vu tout à l’heure, cela passe par l’utilisation d’outils collaboratifs adaptés à la gestion de projet digital mais aussi à la mise en place d’instances de pilotage : points hebdomadaires, points de mi-projet, COPIL, etc.

Découvrez notre exemple de plan d’actions marketing pour piloter votre activité.

Piloter un projet digital : La question de la méthodologie

La méthodologie est clé dans la réussite d’un projet digital. Le choix de la méthodologie détermine la manière donc le projet sera conduit et les règles à appliquer tout au long de sa réalisation. Répartition des rôles, instances de pilotage, supports et outils utilisés : définir une méthode, c’est traiter ces différents sujets et quelques autres que nous verrons tout à l’heure. Sans une méthodologie clairement fixée au début du projet, vous allez inévitablement perdre du temps, louper les deadlines, dépasser les budgets et rendre furieux certaines personnes. La majorité des projets digitaux utilisent des méthodes de gestion de projet « modernes », dites « agiles ».

Gestion de projet classique vs moderne

La gestion de projet n’est pas née de la dernière pluie. Comment les Égyptiens de l’Antiquité auraient-ils pu bâtir leurs pyramides s’ils n’avaient pas mis en place un process rigoureux pour gérer l’avancement des travaux ? Il faut beaucoup de rigueur méthodologique dès lors que l’on veut faire de grandes choses ! Si la gestion de projet est un métier qui remonte à la plus haute Antiquitié, ce n’est vraiment qu’à partir des années 1950 qu’elle est devenue une « science ». C’est à cette époque que l’on a commencé à écrire des livres sur les méthodes de gestion de projet et que l’on a commencé à organiser les projets en appliquant et en développant les techniques. Ces manuels méthodologiques se concentraient sur des projets très complexes, ambitieux, étalés sur plusieurs années comme, par exemple, construire un système de téléguidage de missiles ou construire une centrale nucléaire. A projets lourds, méthodes lourdes.

Ces méthodes complexes et lourdes (PRINCE2, CPM, PERT, CPM…), disons-le tout de suite, ne sont plus adaptées. Ou plutôt : elles ne sont pas adaptées à la gestion de projets digitaux comme par exemple le développement d’un site web, d’une application mobile ou la mise en place d’un plan marketing. Pourquoi ces méthodes classiques ne conviennent pas ? Parce qu’elles sont lourdes alors que les produits digitaux sont par définition souples et évolutifs : ils peuvent être facilement changés, ajustés, améliorés. Rien n’est irréversible dans un produit digital – tout est sujet à des évolutions et à des améliorations incrémentales. A l’inverse, quand on construit un pont, il est difficile de revenir en arrière une fois le projet déclenché. Impossible de « pivoter ». Pour cette raison, il faut tout prévoir à l’avance et tout fixer dans un cahier des charges dont il est difficile de s’écarter. Les méthodologies dites agiles sont celles qui conviennent le mieux aux projets digitaux.

Projets digitaux & méthodes agiles

Les méthodologies agiles se basent sur des principes assouplis par rapport aux méthodologies classiques (mais pas moins rigoureux !) et un certain nombre d’outils. Les principes de la méthodologie agile ont été définis dans le célèbre Manifeste pour le développement agile des logiciels de 2001.

« L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan » : cette phrase est très importante. Le plus important, ce n’est pas la fidélité à un planning conçu à un moment (le début du projet) où l’information est par définition incomplète. Le plus important, c’est d’écouter ses clients et utilisateurs, recueillir leurs feedbacks et itérer jusqu’à ce qu’ils soient parfaitement satisfaits. Etre agile, en un sens, ce n’est rien d’autre que cela. C’est formuler un but, le viser, s’y tenir mais on se donnant la possibilité de faire varier le chemin pour y accéder.

En gestion agile, on part du principe que le projet est susceptible d’évoluer en cours de route et que certains enseignements ne peuvent être découverts que sur le tas, lorsque l’on est confronté à des problématiques, à des états de fait et à des challenges qui ne pouvaient pas être anticipés intégralement au départ. Si tout ne peut pas être anticipé, cela ne signifie pas pour autant que méthodologie agile est un autre nom de freestyle. Les méthodologies agiles partent du principe que le projet va forcément évoluer pendant sa réalisation – surtout sur des points secondaires, mais parfois aussi sur des points essentiels. La méthodologie agile, c’est l’art et la manière d’organiser l’imprévu, d’intégrer l’imprévu dans le cadre d’une gestion de projet très rigoureuse.

Petit panorama des méthodologies : Lean, Kanban, Scrum

Il existe différentes méthodologies agiles. Voici les 3 principales :

• La méthodologie Lean, qui a pour objectif une optimisation des coûts et de la vitesse de développement. On développe le plus rapidement possible une première version simple du produit (le MVP – Minimum Viable Product), on analyse les résultats, on ajuste, on améliore, on enrichit, on scale. On ne perd pas son temps sur des aspects secondaires. On ne cherche par à sortir le produit parfait du premier coup. Cette méthode peut être utile en revanche quand on évolue dans un environnement très incertain, que l’on veut tester une idée sans investir beaucoup d’argent. Typiquement, lorsqu’un client a une idée d’application mobile mais qu’il ne sait pas à l’avance si les utilisateurs accrocheront au concept, utiliser la méthode Lean est une option intéressante. Cela permet de valider un concept, de tester une idée, un marché, sans prendre trop de risques. Mais si une entreprise souhaite refondre son site web, le Lean n’est pas adapté.
• La méthodologie Kanban, contrairement au Lean, est plus qu’une approche, c’est plus qu’une philosophie. Kanban se base sur l’utilisation d’outils de gestion de projet. Trello est un bon exemple d’outil permettant de déployer un Kanban. L’idée, avec ce genre d’outils, est de pouvoir suivre en temps réel l’avancement des différentes tâches d’un projet. La plupart des cabinets de conseil digital utilise cette méthodologie du fait de sa simplicité, de son efficacité et de sa flexibilité. Chaque tâche est décrite dans une carte et les cartes sont déplacées d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de leur avancement (cf. infra les captures d’écran de Trello).
• La méthode Scrum est la méthode la plus complète. Très standardisée dans ses principes de fonctionnement, elle permet d’organiser tous les aspects de la gestion de projet. Elle convient aux projets ayant une certaine ampleur – disons des projets à plusieurs dizaines de milliers d’euros au minimum. La méthodologie Scrum est un cadre qui permet d’organiser efficacement la répartition des rôles de chaque membre de l’équipe projet, la gestion des échanges et de suivre l’avancement des tâches. Dans notre activité de conseil, nous sommes très souvent amenés à mettre en oeuvre cette méthodologie Scrum.

Deux ressources gratuites à télécharger pour cadrer et piloter votre projet digital

Pour vous aider à cadrer votre projet digital, nous avons conçu pour vous deux documents complémentaires :

• Un diaporama GSlides de kick-off qui permet de présenter sous une forme synthétique tous les éléments structurants d’un projet digital.
• Un document GSheets très complet qui permet d’organiser le cadrage et le pilotage du projet.

Télécharger nos 2 ressources : Cadrer & piloter un projet digital

Kickoff Projet Digital – Téléchargez notre support de présentation

Ce document est un modèle qui vous permettra de construire le support d’animation de la réunion de lancement du projet. Il s’adresse aux chefs de projet mais aussi aux consultants digitaux dont le métier est d’accompagner les entreprises dans la conception et réalisation de leurs projets digitaux (consultants AMOA digital).

Ce template contient une dizaine de slides. Il couvre tous les thèmes abordés au cours de cet article et dont nous avons vu qu’ils constituaient les éléments structurants à définir en kick-off, à savoir :

• Le périmètre du projet : le contexte, les objectifs, les grands axes de travail
• L’organisation du projet : la désignation du(des) chef(s) de projet, du sponsor ; les instances de pilotage ; la méthodologie et les conventions utilisées
• Les membres des différentes équipes : équipe métier, équipe technique, autres équipes…
• La présentation du planning, des principaux jalons et des réunions prévues
• Les facteurs clés de succès du projet
• Les risques identifiés à date et les actions à réaliser pour neutraliser ces risques
• Un zoom sur les premières actions à déployer.

Télécharger la ressource Kick Off – Support de présentation

Téléchargez notre template pour piloter votre projet digital (GSheet – Excel)

Ce deuxième template vous permettra d’organiser tous les éléments de cadrage de votre projet digital. Il contient 5 onglets clés.

Cadre projet

Un onglet « Cadre projet » qui permet de transcrire tous les éléments clés liés à l’organisation du projet : Contexte du projet, objectifs du projet, instances de pilotage, outils projet, équipe projet.

Démarche & Phases

Dans cet onglet, vous pouvez qualifier les principales phases du projet et produire une première estimation du nombre de jours pour chaque sous-phase.

Planning macro

Une fois que vous avez défini les phases et les différentes actions pour chaque phase, une fois que vous avez estimé le temps nécessaire à la production de chaque action, vous devez « mettre en musique » ces phases et ces actions en les intégrant dans un planning. C’est pour cette raison que nous avons intégré un planning macro dans notre template de cadre de projet digital.

RACI – Organiser la répartition des rôles

Cadrer un projet digital, nous l’avons vu, c’est :

• Fixer les objectifs (la question « Pourquoi »),
• Qualifier les actions à réaliser (les questions « Quoi » et « Comment »),
• Organiser ces actions dans un planning (la question « Quand »),
• Mais c’est aussi bien sûr définir le rôle de chaque partie prenante dans la réalisation de ces actions (la question « Qui »).

Nous avons par conséquent intégré un onglet RACI pour que vous puissiez réaliser cette répartition des rôles.

Présentation rapide des autres onglets

Le template de cadrage de projet contient 4 autres onglets :

• Un onglet « Instructions » qui donne quelques indications sur la manière d’utiliser le template. Mais si vous avez lu cet article jusqu’au bout, vous ne devriez pas apprendre grand-chose :).
• Un onglet  « Ressources » qui permet de lister toutes les ressources utiles au projet et de renvoyer vers elles via des liens: documents GDocs, GSlides, GSheets…L’objectif de cet onglet est de faciliter l’accès de tous aux informations.
• Un onglet « Actions » sur lequel vous pouvez qualifier l’ensemble des actions.

• Un onglet « Réglages » qui permet de personnaliser les valeurs utilisées dans le template.

Télécharger nos 2 ressources : Cadrer & piloter un projet digital

Téléchargez nos 2 ressources gratuites pour cadrer et piloter votre projet digital

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