La Data Gouvernance, ou gouvernance des données, désigne l’ensemble des conventions et process qui régissent la collecte, la documentation, et l’usage des données dans une organisation. C’est un concept qui peut être théoriquement flou, et opérationnellement compliqué à mettre en place. Cartelis vous propose un état des lieux complet sur un sujet hautement stratégique.
Sommaire :
- Qu’est ce que désigne le terme Gouvernance des données ? [Définition]
- Pourquoi la Data Gouvernance est un enjeu clé ?
- Mettre en place une Data Gouvernance efficace
- Une Data Gouvernance efficace est atteinte par étapes
- Les outils de la data gouvernance
- Pour synthétiser > Les piliers de la gouvernance de données
Qu’est-ce que désigne le terme Gouvernance des données ? [Définition]
Les données prennent une place de plus en plus importante dans les prises de décisions des entreprises. Mais comment réunir les conditions nécessaires à une exploitation saine de ces données ? La Gouvernance des données a pour rôle de s’assurer de la qualité et de la sécurité des données au sein d’une organisation. Pour cela, elle détermine des procédures (règles, normes et métriques) ainsi que le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’organisation quant aux actions à effectuer, aux données à exploiter et selon quelle méthode.
Le cadre de gouvernance d’une organisation doit être documenté et partagé en interne pour montrer comment le programme fonctionnera, afin que cela soit clair pour toutes les personnes impliquées dès le départ.
Qu’est-ce que n’est pas la Gouvernance des données ?
On trouve de nombreuses définitions altérées de cette notion qui est souvent associée à des concepts proches comme la gestion des données, la gestion des données de référence ou l’intendance des données.
Pourquoi ne faut-il pas confondre Data Douvernance & Gestion des données ?
Le terme de gestion des données est un concept global qui intègre l’ensemble des besoins en données d’une organisation. Les principaux bénéfices d’une politique de gestion des données bien menée sont l’optimisation des process internes et une expérience client renforcée. Cette stratégie globale s’appuie sur les piliers suivants :
- Qualité des données
- Gestion des données de référence (MDM)
- Sécurité des données
- Opérations de bases de données
- Gestion des métadonnées
- Data warehousing
- Data Gouvernance
La Gestion des données élabore la stratégie et les politiques de l’organisation en matière de données alors que la Data Gouvernance est responsable de leur déploiement et de leurs applications concrètes. La Gouvernance des données est donc une composante de la stratégie globale Gestion des Données.
La Gestion des données de référence (MDM) va au-delà de la Data Gouvernance
La gestion des données de référence ou Master Data Management (MDM) a pour objectif de permettre aux entités clés de l’entreprise (les clients et les fournisseurs par exemple) de disposer de données fiables, exhaustives et actualisées. Ces données uniques, exactes et à jour constituent la « Single version of truth » des entreprises : des données de qualité sur lesquelles s’appuyer pour prendre des décisions stratégiques.
En revanche, un cadre de Data Gouvernance solide est indispensable pour la gestion des données de référence. C’est ce cadre qui va déterminer les modèles de données, combien de temps elles seront conservées ou encore qui est responsable de leur écriture. La Data Gourvenance apporte donc un cadre permettant à l’ensemble de l’organisation d’exploiter des données de qualité et de définir qui en sera responsable. La gestion des données de référence quant à elle se concentre sur les données ayant une valeur stratégique.
L’intendance des données : une portée plus opérationnelle
La Data Gouvernance pose un cadre à l’échelle de l’organisation qui se caractérise par des règles, normes et rôles. Elle détermine les responsabilités de chacun alors que l’intendance des données va s’assurer du respect de ce cadre et donc que les données sont fiables et exploitables par les bons intervenants. La Data Gouvernance détermine la stratégie que l’intendance des données se charge d’exécuter.
Pourquoi la Data Gouvernance est un enjeu clé ?
Bien orchestrée, une stratégie de Data Gouvernance présente plusieurs avantages pour une organisation. En permettant aux différentes unités de l’organisation de bénéficier d’une vision globale et cohérente des données via une terminologie commune, la Data Gouvernance assure une compréhension unique des données au sein de l’organisation.
Plus concrètement, cette compréhension globale se traduit par la mise en place d’une cartographie des données permettant de localiser l’emplacement des données associées aux entités clés de l’entreprise. Plus faciles à localiser, les données sont mieux intégrées et cette cohérence interne se transmet aux clients, cette vision globale induit une vision à 360 degrés de chaque client et donc un discours uniformisé notamment d’un point de vue commercial.
D’un point de vue réglementaire, la gouvernance des données est incontournable, elle assure la conformité de l’entreprise aux exigences fixées par la RGPD notamment. Enfin, un point qui est rarement soulevé mais qui demeure important, elle apporte une dimension humaine dans une discipline qui en manque cruellement. L’automatisation est reine dans la gestion des données, c’est pourquoi il est important de s’assurer du respect des bonnes pratiques sur le plan technologique, juridique et sécuritaire. C’est le rôle de la gouvernance des données.
Les impacts d’une gouvernance de données efficace sur les métiers
La mise en place d’un cadre de gouvernance de données solide a des impacts positifs à plusieurs niveaux de l’organisation :
- Gestion : Meilleure surveillance des actifs de données de l’entreprise, leur valeur et leur impact sur l’évolution des opérations commerciales et des opportunités du marché.
- Finances : Garantir la cohérence et l’exactitude des rapports.
- Ventes : Donner des informations plus fiables sur les préférences et le comportement des clients.
- Achats : Renforcer les initiatives de réduction des coûts et d’efficacité opérationnelle basées sur l’exploitation des données.
- Production : La gouvernance des données joue un rôle essentiel dans le déploiement des automatisations.
- Légal : Incontournable pour répondre aux exigences croissantes de la réglementation.
Mettre en place une Data Gouvernance efficace
La Gouvernance des données – Avant tout un sujet organisationnel
Les parties prenantes de la Data Gouvernance
Dans la plupart des organisations, diverses personnes sont impliquées dans le processus de gouvernance des données. Il s’agit notamment des cadres commerciaux, des professionnels de la gestion des données et du personnel informatique, ainsi que des utilisateurs finaux qui connaissent bien les domaines de données pertinents dans les systèmes d’une organisation.
Voici, dans un premier temps, le rôle des acteurs principaux :
- Responsable des données (Chief Data Officer) : Il supervise un programme de gouvernance des données et a une responsabilité de haut niveau pour son succès ou son échec. Le rôle du CDO consiste notamment à obtenir l’approbation, le financement et la dotation en personnel du programme, à jouer un rôle de premier plan dans sa mise en place, à suivre ses progrès et à le défendre en interne. Si une organisation ne dispose pas d’un CDO, un autre cadre d’un niveau équivalent servira généralement de parrain exécutif et assurera les mêmes fonctions.
- Les propriétaires des données (Data Owners) : Tout d’abord, vous devrez désigner des propriétaires de données (ou des sponsors de données si vous le souhaitez) dans l’entreprise. Il doit s’agir de personnes capables de prendre des décisions et de les faire appliquer dans toute l’organisation. Les propriétaires de données peuvent être désignés au niveau de l’entité (par exemple, dossiers clients, dossiers produits, dossiers employés, etc.) et au niveau des attributs (par exemple, adresse du client, statut du client, nom du produit, classification du produit, etc.) Les propriétaires des données sont responsables de l’état des données en tant qu’actif.
- Les gestionnaires de données (Data stewards) : Ils s’assurent que les politiques et les normes en matière de données sont respectées dans les activités quotidiennes. Ces personnes seront souvent les experts pour une entité de données et/ou un ensemble d’attributs de données.
- Conservateurs de données (Data Custodian) : Son rôle est d’effectuer l’intégration commerciale et technique, la maintenance et les mises à jour de fin de vie de vos actifs de données.
Les rôles mis en évidence ci-dessus doivent être soutenus par une équipe de gouvernance des données. Voici les autres intervenants qui peuvent constituer une équipe de gouvernance des données :
- Responsable de la gouvernance des données : Dirige la conception, la mise en œuvre et la maintenance continue du contrôle et de la gouvernance des données de référence dans toute l’entreprise.
- Architecte des solutions et de la gouvernance des données : Il supervise la conception et la mise en œuvre des solutions.
- Analyste de données : Utilise les Analytics pour déterminer les tendances et exploiter les informations.
- Stratège de données : Développe et exécute des plans d’analyse de tendances.
- Spécialiste de la conformité : Veille au respect des normes requises (juridique, défense, médical, vie privée).
L’un des aspects les plus importants de l’attribution et de l’accomplissement des rôles est d’avoir une description bien documentée des rôles, des attentes et de la manière dont les rôles interagissent. Cette description sera généralement présentée dans une matrice RACI décrivant qui est responsable, qui doit être consulté ou informé dans tel ou tel cas.
Exemple de matrice RACI par The Blueprint
Les instances d’une gouvernance de données efficaces
Pour prendre des décisions stratégiques, les personnes impliquées dans la gouvernance des données que nous venons de citer se réunissent à travers des instances et notamment le comité de gouvernance des données.
Il s’agit du principal forum pour l’approbation des politiques et des normes de données ainsi que pour le traitement des problèmes qui se présentent. Idéalement, un comité de gouvernance tient compte du rôle des employés et de la technologie lorsqu’il élabore un cadre de collaboration et de gestion de projet efficace entre les unités opérationnelles afin de garantir une vision et un succès à long terme.
La mise en place d’un comité de gouvernance correctement établi permet aux organisations de fournir un service de qualité et de mettre en place un écosystème de technologies et de données durable.
Le rôle des conventions dans la Data Gouvernance
La Data Gouvernance donne un cadre global à l’organisation permettant de préserver la qualité et l’intégrité des données, notamment en déterminant les responsabilités des différents intervenants. Pour que ce cadre soit lisible et compréhensible par tous, il est nécessaire d’établir un langage commun sur ces données stratégiques et/ou sensibles.
Concrètement, ce langage commun se traduit par une définition métier commune, un dictionnaire de données et une description des flux qui la contiennent (systèmes, etc.). Ces éléments sont documentés à travers des ressources que nous vous avons détaillées ci-dessous.
Les ressources clés
Voici les ressources à la disposition des différentes parties prenantes afin d’assurer le discours unique de l’organisation :
- Cartographie et classification des données. La cartographie des données dans les systèmes permet de documenter les actifs de données et la façon dont les données circulent dans une organisation. Différents ensembles de données peuvent ensuite être classés en fonction de facteurs tels que le fait qu’ils contiennent des informations personnelles ou d’autres données sensibles. Les classifications influencent la manière dont les politiques de gouvernance des données sont appliquées aux différents ensembles de données.
- Glossaire des entreprises. Un glossaire commercial contient des définitions de termes et de concepts commerciaux utilisés dans une organisation – par exemple, ce qui constitue un client actif. En aidant à établir un vocabulaire commun pour les données commerciales, les glossaires commerciaux peuvent contribuer aux efforts de gouvernance.
- Catalogue de données. Les catalogues de données collectent les métadonnées des systèmes et les utilisent pour créer un inventaire indexé des actifs de données disponibles qui comprend des informations sur la lignée des données, les fonctions de recherche et les outils de collaboration. Les catalogues peuvent également contenir des informations sur les politiques de gouvernance des données et les mécanismes automatisés pour les faire appliquer.
Gouvernance des données et Data Quality
Maintenir un niveau de qualité élevé des données est des enjeux majeurs de la gouvernance des données. En harmonisant les données afin de les rendre lisibles par tous, la Data Gouvernance doit également définir ce qu’est une donnée de qualité pour l’ensemble de l’organisation. Elle fixe ainsi des critères de qualité partagés en termes de fraîcheur ou de nomenclature par exemple.
Les étapes pour mettre en place et maintenir un niveau de qualité de données pertinent
- #1 Fédérer les équipes – Un premier travail de sensibilisation doit être réalisé pour que l’ensemble de l’organisation ait conscience de l’importance de la data quality dans le succès de l’entreprise.
- #2 Identifier un référent – Nommer un responsable permettra à chacun de s’y référer pour toutes questions.
- #3 Définir les datas à collecter – Collecter des datas est chronophage et coûteux, il est nécessaire de se concentrer sur les données clés pour l’entreprise.
- #4 Utiliser les bons outils – De nombreux outils efficaces se sont développés, avoir recours à ses solutions spécialisées vous fera gagner du temps et de bénéficier de l’avis d’experts du sujet.
- #5 Documenter ce projet – La rédaction de ressources de qualités définissant le périmètre du projet de Data Quality et les rôles de chacun permettra une mise en place plus efficiente.
- #6 Choisir les bons KPIs – Déterminer les outils d’analyse les plus importants pour ne pas perdre du temps à implémenter et suivre des KPIs à faible valeur.
- #7 Amélioration continue – En fonction du succès ou non des premières actions que vous menez, priorisez les actions pour corriger et améliorer votre démarche.
Le rôle crucial des recettes en phase d’implémentation
La recette est une tâche qui consiste à s’assurer du bon fonctionnement des hits envoyés et des tags posés et donc que les données remontent correctement dans l’outil de suivi que vous mettez en place. Cette tâche joue un rôle majeur mais est fastidieuse, il est donc nécessaire d’y allouer une plage horaire spécifique ainsi qu’un cahier de recette. Cette ressource recense et priorise tous les éléments à prendre en compte dans cette démarche : navigateur, support,…
Source : Livre Blance de la Data Quality par Seenaptic
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Une Data Gouvernance efficace est atteinte par étapes
Les phases de maturité
Évaluer l’efficacité de votre organisation par rapport à un modèle de maturité de la gouvernance des données est utile pour établir la roadmap et communiquer l’état de l’évolution de l’initiative de gouvernance des données à l’ensemble de l’organisation.
Voici un exemple de modèle de maturité réalise par Gartner.
Source : Par Gartner, sur Profisee.com.
Avant de se lancer dans un programme de gouvernance des données, la plupart des organisations se retrouveront dans les premières phases de ce type de modèle.
Phase 0 – Inconsciente
Il peut s’agir de la phase d’ignorance, ce qui signifie souvent que vous serez plus ou moins seul dans votre organisation à avoir des idées sur la façon dont la gouvernance des données peut permettre de meilleurs résultats commerciaux. Dans cette phase, vous pouvez avoir une vision de ce qui est nécessaire, mais vous devez vous concentrer sur des choses beaucoup plus humbles, comme convaincre les bonnes personnes dans l’entreprise et l’informatique sur des objectifs plus modestes autour de la sensibilisation et des petites victoires.
Phase 1 – Consciente
Dans la phase consciente où le manque d’appropriation et de parrainage est reconnu et où le besoin de politiques et de normes est reconnu, il est possible de lancer un cadre de gouvernance des données sur mesure pour traiter les points de difficulté évidents au sein de votre organisation.
Phases 2 et 3 – Réactif et proactif
Passer aux phases réactives et proactives signifie qu’un cadre de gouvernance des données plus complet peut être établi, couvrant tous les aspects de la gouvernance des données et la structure organisationnelle complète englobant la propriété et la gestion des données, ainsi qu’un bureau/équipe de gouvernance des données en fonction des résultats commerciaux déterminés.
Phases 4 et 5 – Géré et efficace
En atteignant les phases de gestion et d’efficacité, votre cadre de gouvernance des données fera partie intégrante de vos activités.
Conclusion
Si vos politiques et procédures actuelles de gouvernance des données sont votre guide, le modèle de maturité est votre livre d’histoire. Il est compilé à partir de données historiques basées sur une évaluation de la maturité, qui compare les performances d’une entreprise à des objectifs et des références établis sur une période donnée. Le modèle montre où vous avez été, ce qui vous aide à déterminer où vous allez.
Les outils de la data gouvernance
Les données et leurs applications étant devenues cruciales pour les organisations, l’importance des outils de gouvernance des données pour sauvegarder l’intégrité des actifs de données s’est accrue.
S’il est vrai qu’un programme de gouvernance des données réussi repose sur une planification minutieuse et sur les précieuses observations des personnes chargées des opérations commerciales, les outils de gouvernance des données sont tout aussi importants que n’importe quel autre facteur, voire plus. Voici les aspects sur lesquels les outils de gouvernance des données vous accompagneront :
- Prise de décision
- Amélioration de la qualité des données
- Gestion rationalisée des données de base
- Interopérabilité accrue des données
- Lignage de données
Une fois que les objectifs généraux de la politique de gouvernance des données sont déterminés, vous devez commencer à chercher les outils de gouvernance des données qui conviennent à votre besoin.
Voici quelques-uns des principaux outils de gouvernance des données et voyons comment ils pourraient être utiles à votre organisation :
| Outils | Fonctionnalités | Plateformes | Prix |
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Démarre à $50/utilisateur/mois |
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Solution open source, Frais de services professionnels. |
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Sur demande |
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Sur demande |
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Sur demande |
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Démarre à $2000/mois. |
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Pour synthétiser : Les piliers de la gouvernance de données
Les programmes de gouvernance des données sont étayés par plusieurs autres facettes du processus global de gestion des données. Il s’agit notamment des aspects suivants :
L’intendance des données
Comme nous l’avons vu précédemment, une responsabilité essentielle du gestionnaire des données (Data steward) est de rendre compte d’une partie des données d’une organisation, avec des tâches dans des domaines tels que la qualité, la sécurité et l’utilisation des données. Les équipes de gestion de données sont généralement formées pour aider à guider et à exécuter la mise en œuvre des politiques de gouvernance des données.
Les gestionnaires de données collaborent avec les analystes de la qualité des données, les administrateurs de bases de données et d’autres professionnels de la gestion des données, tout en travaillant avec les unités commerciales pour identifier les besoins et les problèmes liés aux données.
La qualité des données
L’amélioration de la qualité des données est l’un des principaux moteurs des activités de gouvernance des données. L’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence des données entre les systèmes sont des caractéristiques essentielles des initiatives de gouvernance réussies. Le nettoyage des données, également connu sous le nom de « data scrubbing », est un élément commun de la qualité des données. Il corrige les erreurs et les incohérences des données, et permet également de corréler et de supprimer les instances en double des mêmes éléments de données, harmonisant ainsi les différentes façons dont le même client ou produit peut être répertorié dans les systèmes.
Gestion des données de référence (MDM)
La MDM est une autre discipline de gestion des données qui est étroitement associée aux processus de gouvernance des données. Les initiatives de MDM établissent un ensemble de données de référence sur les clients, les produits et d’autres entités commerciales afin de garantir la cohérence des données dans les différents systèmes d’une organisation. Par conséquent, la MDM s’inscrit naturellement dans le cadre de la gouvernance des données.
Cas d’utilisation de la gouvernance des données
La gouvernance efficace des données est au cœur de la gestion des données utilisées dans les systèmes opérationnels et les applications de BI et d’analyse alimentées par les entrepôts de données, les datamarts et les lacs de données. C’est également une composante particulièrement importante des initiatives de transformation numérique, et elle peut contribuer à d’autres processus d’entreprise, tels que la gestion des risques, la gestion des processus commerciaux et les fusions et acquisitions.
À mesure que l’utilisation des données continue de se développer et que de nouvelles technologies apparaissent, la gouvernance des données est susceptible d’avoir une application encore plus large. Par exemple, des efforts sont en cours pour appliquer les processus de gouvernance des données aux algorithmes d’apprentissage automatique et à d’autres outils d’IA.
En outre, des violations de données très médiatisées et des lois comme la GDPR et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs ont fait de la protection des données et de la vie privée un élément plus central des efforts de gouvernance.
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