[Template] – Exemple de planning projet à télécharger

L’une des choses les plus déterminantes pour la réussite d’un projet digital ? Disposer d’un planning projet à la fois simple et précis, lisible et complet, facilement ajustable et partageable à toute l’équipe.

Pour vous, nous avons réalisé avec amour un template gratuit pour construire le planning de votre projet digital. Le formulaire de téléchargement est en fin d’article.

Télécharger le Template de planning de projet digital

D’ailleurs, nous vous proposons non pas 1 mais 2 modèles (à vous de choisir celui qui répond le mieux à votre besoin et à vos attentes) :

• Un template de planning « traditionnel », en mode Gantt.
• Un template plus « moderne » et adapté aux projets réalisés en mode agile, avec un onglet backlog et un planning dynamique.

Nous avons produit le template sous Google Sheets pour que vous puissiez facilement partager votre planning aux différents acteurs du projet.

Nos 2 modèles de planning projet à télécharger

Le template que vous allez télécharger contient non pas un mais deux modèles de planning de projet. Le premier correspond au modèle classique basé sur l’approche Gantt, le deuxième est construit selon une approche plus moderne.

Le planning projet traditionnel – L’approche Gantt

Cette image que vous pouvez admirer est une capture d’écran du modèle de planning de projet « traditionnel », à l’ancienne. Il applique l’approche dite du diagramme de Gantt. « Admirer », le verbe est peut-être fort, mais nous l’avons choisi à dessein. Car quel est l’objectif d’un planning, quel qu’il soit ? Aider les équipes à bien visualiser l’état d’avancement du projet, représenter graphiquement la progression du projet dans le temps.  L’aspect visuel est primordial. Nous allons voir qu’il existe différentes méthodes de visualisation qui correspondent en même temps à deux méthodes différentes de gestion de projet.

Au-delà de leurs différences, tous les plannings de projet ont un point commun, un noyau structurel de base :

• Un axe temporel, représenté horizontalement : gauche – droite. Chaque colonne correspond à une unité temporelle : jour, semaine, mois…
• Un axe des tâches à effectuer, représenté verticalement, dans la colonne tout à gauche : haut – bas. Chaque ligne correspond à une tâche.

Le mode de représentation classique (vous le connaissez tous j’imagine) d’un planning de projet a été inventé par un ingénieur polonais à la toute fin du XIXème siècle, un certain Karol Adamiecki. Mais c’est un ingénieur américain, Henry L. Gantt, qui travaillait auprès de Taylor, qui a présenté ce modèle dans une publication en 1910. C’est pour cette raison que ce template de planning de projet s’appelle diagramme de Gantt – mais il nous semblait important de rendre à César ce qui était à César. Depuis, ce modèle de planning projet traditionnel a conquis le monde.

On pourrait sans doute rédiger tout un article consacré à la description du diagramme de Gantt. Mais une image vaut souvent mieux que mille mots et on imagine sans peine que vous avez déjà compris comment fonctionnait ce planning de projet. Les cellules du tableau permettent de définir la date de début d’une tâche, sa durée et sa fin. En un coup d’oeil, vous pouvez donc visualiser : l’ensemble des tâches à effectuer pour réaliser le projet (le plan d’actions) et leur ordonnancement dans le temps. Le diagramme de Gantt a une fonction de roadmap.

Si ce modèle de planning projet a plus d’un siècle d’existence, il ne faut pas oublier qu’à l’origine l’informatique n’existait pas. A chaque fois que l’on modifiait un aspect du projet, que l’on ajoutait / supprimait des tâches, il fallait manuellement revoir le planning – et souvent le recréer de A à Z. C’était particulièrement fastidieux comme on peut l’imaginer. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’on utilisait rarement ce modèle pour les projets évolutifs par nature. L’arrivée des outils informatiques a complètement changé la donne et a facilité l’utilisation du diagramme. On peut maintenant en un clic réagencer les tâches, réajuster le planning, mettre à jour l’état d’avancement, etc.

Comment utiliser notre modèle de planning projet traditionnel – type Gantt ?

Avec le template que nous vous proposons, vous pouvez modifier ou créer des tâches directement en ligne. Il vous suffit de stocker le document sur le Google Drive de l’entreprise. Nous vous proposons un code couleur qui vous permet de qualifier les tâches :

Cela permet d’ajouter un nouvel axe d’analyse. Vous savez non seulement quand débute une tâche et sa date cible d’achèvement, mais vous pouvez aussi visualiser quelle est sa nature. Voici comment positionner les tâches sur le planning via le code couleur :

L’utilisation des raccourcis clavier vous fera gagner beaucoup de temps. Nous avons aussi ajouté deux colonnes déroulables pour que vous puissiez définir pour chaque tâche le responsable (ce qui vous permettra de créer un tableau croisé dynamique si vous le souhaitez) et ajouter des commentaires :

Le planning projet « moderne »

Nous vous proposons un deuxième template de planning de projet, utilisant une autre approche. Une approche plus moderne disons qui consiste à distinguer la liste des tâches et la visualisation des tâches. Ce modèle est très adapté aux projets menés en « mode agile ». En méthodologie agile, on est chaque semaine ou presque susceptible de modifier la priorité ou le timing des tâches. Le fait de disposer d’un « backlog » offre plus de souplesse dans la gestion des tâches. C’est depuis le backlog que vous éditez le planning.

Etape #1 – On liste et on qualifie les tâches dans un « Backlog »

« Backlog » est un mot bien connu des connaisseurs des méthodes agiles. Il ne désigne pas autre chose que la liste des tâches à accomplir. Dans  notre modèle, nous proposons un tableau composé d’une première section en 6 colonnes :

• Famille. Vous indiquez à quelle famille de tâches correspond la tâche. Ou plus précisément à quel chantier.
• Sujet. Vous décrivez le nom de la tâche.
• Description. Vous décrivez le contenu de la tâche à réaliser.
• Est. temps (estimation temps). Vous estimez le temps nécessaire à la réalisation de la tâche.
• Priorité. Vous indiquez le niveau de priorité de la tâche.
• Commentaire. Vous pouvez ajouter des commentaires.

Cette première section du tableau ne précise pas du tout de quelle manière les tâches sont ordonnancées dans le temps. Ce n’est pas une roadmap. C’est une simple liste de ce qu’il faut faire. D’où la deuxième section « Planification ». Cette deuxième section contient trois colonnes :

• Période. En méthodologie agile, la période de référence est le « sprint ». Il s’agit d’une période courte, correspondant en général à une ou deux semaines, le but étant de raccourcir  les cycles de production afin de pouvoir gagner en souplesse et de pouvoir réajuster rapidement. Dans notre modèle, un sprint correspond à 2 semaines. Libre à vous de réajuster la durée des sprints. La colonne « Période » permet donc de déterminer la date de réalisation de la tâche, au cours de quel sprint elle devra être produite
• Code couleur. Le code couleur permet de qualifier le type ou la nature de la tâche en question. S’il s’agit d’un projet de sélection et d’installation d’un CRM par exemple, les natures de tâches peuvent être : expression du besoin, choix du prestation, développements, tests & déploiements, réunions / restitutions.
• Qui. Dans cette colonne, vous pouvez préciser le responsable de la tâche. Cet exemple de planning projet gère donc la question de la répartition des tâches.

Etape #2 – On visualise les tâches dans le temps depuis l’onglet « Planning dynamique »

Le backlog permet de qualifier les tâches, le planning permet de les visualiser dans le temps. Il s’agit d’un planning dynamique dans le sens où il fonctionne avec le tableau Backlog. Lorsque vous modifiez le backlog, le planning se met à jour automatiquement grâce à un jeu de formules que nous avons mis en place.

Deux grands modèles de planning – Gantt vs PERT

Il existe deux grands modèles de planning : le Gantt et le PERT. Nous avons vu ce qu’était le Gantt. C’est l’approche la plus ancienne. L’approche PERT a été développée à la fin des années 1950 par la marine de guerre US dans l’optique de planifier le programme spatial POLARIS. PERT est un acronyme pour « Program Evaluation and Review Technology ». Le modèle PERT permet de représenter le projet sous la forme d’un organigramme. Cet organigramme permet de visualiser les tâches et leurs liens de dépendance – ce que ne permet pas le planning Gantt. Dans un Gantt, vous ne pouvez pas savoir par exemple si la tâche X dépend de la réalisation de la tâche Y, autrement dit s’il faut attendre d’avoir terminé la tâche Y avant de lancer la tâche X.

Le modèle PERT permet de représenter les relations entre les tâches suivant un réseau logique. Voici un exemple de représente du modèle PERT :

Chaque cercle correspond à une tâche. Le demi-cercle inférieur désigne le numéro de l’étape, c’est-à-dire une tâche. Le quart de cercle supérieur gauche qualifie la date au plus tôt et le quart de cercle supérieur droit la date au plus tard. Par exemple : La tâche 2 devra être réalisée entre le 30 et le 35ème jour du projet. Les flèches indiquent les liens de dépendance entre les étapes. Exemple : La tâche 3 ne pourra pas démarrer avant l’accomplissement de la tâche 2.

L’approche PERT peut être utile au moment du cadrage et de la planification d’un projet géré en mode agile. Nous l’avons vu, en méthode agile, les tâches sont listées, qualifiées et priorisées dans le backlog. Leur temps de réalisation est estimé. Ensuite, ces tâches sont intégrées à des sprints. Question : Comment décider que la tâche X relève du sprint 1, 2, 3 ou 4 ? L’utilisation de l’organigramme PERT peut vous aider à répondre à cette question et à distribuer les différentes tâches dans vos différents sprints. Le sprint 2 ne peut pas commencer avant le sprint 1. Le sprint 2 ne peut pas commencer avant le sprint 3. Il faut donc que les tâches du sprint 2 n’aient pas de liens de dépendance avec des tâches planifiées dans le sprint 3. Avec le diagramme PERT vous allez pouvoir visualiser en un coup d’oeil quelles tâches doivent être réalisées avant telles autres. Certains outils permettent de générer des diagrammes PERT. Vous pouvez les utiliser en complément de notre template de planning projet.

Les bonnes pratiques pour construire le planning d’un projet digital

Dans cette dernière section, nous allons vous présenter quelques bonnes pratiques et les étapes à suivre pour construire le planning d’un projet digital. Ce qui suit s’adresse surtout aux chefs de projet responsables de la production du planning mais peut intéresser quiconque impliqué dans un projet digital.

Première étape – Commencez par définir la vision et le périmètre du projet

Avant de vous lancer dans la construction du planning, vous devez définir le périmètre du projet.  Le planning projet définit l’approche et les tâches à réaliser pour gérer le projet et atteindre les objectifs. Cela suppose d’avoir bien défini les contours du projet et ses objectifs. Vous devez raconter l’histoire de votre projet, en répondant à ces questions :

• Quels sont les principaux livrables attendus ?
• Quels sont les objectifs cibles ?
• Quels sont les moyens que nous allons mettre en oeuvre pour produire ces livrables et respecter les deadlines ?
• Qui seront les acteurs de ce projet ? Quelle équipe projet ? Quelle répartition des rôles dans la production des différents livrables ?
• Quels sont les grands jalons, les grandes étapes du projet ?

Nous vous conseillons de construire un document cadre répondant à toutes ces questions et d’organiser une réunion kick-off avec les acteurs du projet. Vous ne pourrez pas construire un planning efficace avant d’avoir répondu à ces questions. Le planning projet est l’aboutissement de la réflexion menée au moment du cadrage. C’est un résultat. Cette étape de cadrage est essentielle pour motiver et aligner les « troupes », déplier la logique du projet, construire une vision, donner une direction au projet.

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Deuxième étape – Conduisez des recherches pour qualifier l’environnement et l’expression du besoin

Avant de construire le planning, nous vous conseillons de faire quelques recherches, de consulter des documents, des articles, des exemples de projets similaires. Informez-vous sur le sujet. Si vous envisagez un projet de développement d’application mobile, creusez à fond le sujet avant de définir les tâches. Regardez comment les autres s’y prennent pour mener à bien ce genre de projet. Menez des interviews. Allez interrogez des personnes qui ont participé à un projet similaire. Vous devez avoir une compréhension fine du projet avant de le mettre sur les rails. Échangez avec le maître d’oeuvre pour mieux qualifier les besoins et objectifs du projet.

Vous devez être au point sur tous ces sujets :

• Les objectifs du projet.
• Les attentes et les besoins du client, du maître d’oeuvre.
• Les process de l’entreprise, la manière dont sont prises les décisions.
• Les outils de communication interne utilisés par l’entreprise.
• Les zones de risques, les éléments qui pourraient compromettre la réussite du projet.
• Les principales deadlines.
• Vous devez avoir défini le sponsor du projet dans l’entreprise et connaître ses disponibilités.
• Vous devez connaître toutes les parties prenantes du projet.

Troisième étape – Construisez une V0 du planning projet

Muni des réponses à toutes ces questions, fort de tous vos éléments de compréhension, vous pouvez esquisser les contours du planning, imaginer la mécanique du projet. C’est-à-dire :

• Qualifier les actions  à réaliser pour atteindre les objectifs.
• Organiser ces actions dans des macro-étapes / phases. Imaginer un déroulé.

Cette première ébauche de planning doit prendre en compte les éléments suivants :

• Les livrables et les actions pour les produire.
• Le process de validation du client.
• Les timeframes associés aux différents livrables / tâches.
• Les ressources nécessaires pour produire les livrables et réaliser les tâches.
• La liste des hypothèses utilisées pour construire le planning projet.
• Les contraintes en termes de budget et de deadlines.

Ce travail vous aider à organiser vos idées et vos pensées, à formuler les clés de réussite et servira de support de discussion avec les autres acteurs du projet. Vous n’avez pas besoin de produire un planning très détaillé. Ce sont les grandes lignes qui doivent être dégagées. L’objectif est de bâtir les fondations du projet.

Quatrième étape – Échangez avec l’équipe

Un chef de projet digital doit constamment être en communication avec l’ensemble des acteurs du projet. Les objectifs du projet et les efforts nécessaires pour les atteindre doivent être clairement formulés ET partagés. On ne peut pas construire un planning de projet digital tout seul. Le planning définitif doit être construit collectivement afin d’obtenir un consensus de la part de tous les acteurs du projet. Les discussions avec l’équipe vous permettront de mieux évaluer la faisabilité des actions et le temps nécessaire à leur réalisation. Mais aussi à vérifier que vos hypothèses sont réalistes. Collectivement, le planning du projet sera affiné, modifié, ajusté.

Cinquième étape – Établissez la version définition du planning projet

Une fois que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin et que vous avez discuté avec toutes les parties prenantes, vous pouvez établir la version définitive du planning. Parce qu’il s’agit d’un support de communication et de pilotage central, le planning de votre projet digital doit être facile à comprendre. Le template de planning projet que nous vous proposons a été conçu avec cette idée en tête. Il est à la fois simple et complet. Il présente de manière lisible par tous toutes les informations essentielles : la liste des tâches, leur ordonnancement, leur niveau de priorité, les dates de réalisation, la répartition des rôles, etc.

Une fois le planning produit, il ne vous reste plus qu’à le présenter à l’équipe. Demandez-leur des feedbacks. Validez ensemble la liste des tâches, leur agencement, les périodes de réalisation, la répartition des rôles, les deadlines, etc. Apportez éventuellement les derniers ajustements nécessaires. Une fois le planning de projet prêt, vous pouvez le partager à toute l’équipe. Il est essentiel que ce document soit facilement accessible à tous. Le modèle de planning projet que nous vous proposons est facilement partageable, puisqu’il s’agit d’un Google Sheets. Accompagnez le planning du document cadre que vous aurez construit et enrichi pendant la phase de conception.

Template de planning projet à télécharger pour vous aider à piloter efficacement votre projet

Pour télécharger notre modèle gratuit de planning projet, vous n’avez qu’une seule chose à faire : Renseigner votre adresse email et cliquer sur « Envoyer ». Vous recevrez un email contenant le lien de téléchargement du document.

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