2 modèles & exemples de Planning de Projet à télécharger

Trop de projets échouent par manque de cadrage, une organisation défaillante ou une coordination insuffisante entre les équipes. Disposer d’un planning de projet permet d’éviter ces écueils et maximise les chances de succès.

Nous vous présentons dans cet article 2 exemples de planning projet digital. Ces exemples, que nous mettons gratuitement à votre disposition, ont été conçus pour être à la fois simples et précis, lisibles et complets, facilement ajustables et partageables avec toute l’équipe.

Télécharger les 2 exemples de Planning Projet

Nous vous proposons non pas un, mais deux exemples de planning (à vous de choisir celui qui répond le mieux à votre besoin et à vos attentes) :

• Un exemple de planning projet « traditionnel », en mode Gantt.
• Un exemple de planning projet plus « moderne » et adapté aux projets réalisés en mode agile, avec un onglet backlog et un planning dynamique.

Ces exemples / modèles ont été produits sous Google Sheets pour que vous puissiez facilement les partager aux différents acteurs du projet.

1 exemple de Planning Projet basé sur l’approche Gantt

Le template que vous pouvez télécharger en fin d’article contient non pas un mais deux modèles de planning de projet. Le premier correspond au modèle classique basé sur l’approche Gantt.

Un exemple « traditionnel » de planning projet

La capture d’écran ci-dessus vous montre le premier exemple de planning projet. Il est basé sur l’approche classique dite du diagramme de Gantt.

Ce mode classique de représentation d’un planning de projet a été inventé par un ingénieur polonais à la toute fin du XIXème siècle, un certain Karol Adamiecki. Mais c’est un ingénieur américain, Henry L. Gantt, qui travaillait auprès de Taylor, qui a présenté ce modèle dans une publication en 1910. C’est pour cette raison que ce template de planning de projet s’appelle diagramme de Gantt. Depuis, ce modèle de planning projet traditionnel a conquis le monde.

On pourrait sans doute rédiger tout un article consacré à la description du diagramme de Gantt. Mais une image vaut souvent mieux que mille mots et on imagine sans peine que vous avez déjà compris comment fonctionnait ce planning de projet. Les cellules du tableau permettent de définir la date de début d’une tâche, sa durée et sa fin. En un coup d’oeil, vous pouvez donc visualiser : l’ensemble des tâches à effectuer pour réaliser le projet (le plan d’action marketing) et leur ordonnancement dans le temps. Le diagramme de Gantt a une fonction de roadmap.

Guide d’utilisation du modèle de planning de projet Gantt

Avec le template que nous vous proposons, vous pouvez modifier ou créer des tâches directement en ligne. Il vous suffit de stocker le document sur le Google Drive de l’entreprise. Nous vous proposons un code couleur qui vous permet de qualifier les tâches :

Cela permet d’ajouter un nouvel axe d’analyse. Vous savez non seulement quand débute une tâche et sa date cible d’achèvement, mais vous pouvez aussi visualiser quelle est sa nature. Voici comment positionner les tâches sur le planning via le code couleur :

L’utilisation des raccourcis clavier vous fera gagner beaucoup de temps. Nous avons aussi ajouté deux colonnes déroulables pour que vous puissiez définir pour chaque tâche le responsable (ce qui vous permettra de créer un tableau croisé dynamique si vous le souhaitez) et ajouter des commentaires :

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1 exemple de Planning Projet basé sur une approche agile

Nous vous proposons un deuxième template de planning de projet, utilisant une autre approche. Une approche plus moderne disons qui consiste à distinguer la liste des tâches et la visualisation des tâches. Ce modèle est très adapté aux projets menés en « mode agile ». En méthodologie agile, on est chaque semaine ou presque susceptible de modifier la priorité ou le timing des tâches. Le fait de disposer d’un « backlog » offre plus de souplesse dans la gestion des tâches. C’est depuis le backlog que vous éditez le planning.

Etape #1 – On liste et on qualifie les tâches dans un « Backlog »

« Backlog » est un mot bien connu des connaisseurs des méthodes agiles. Il ne désigne pas autre chose que la liste des tâches à accomplir. Dans  notre modèle, nous proposons un tableau composé d’une première section en 6 colonnes :

• Famille. Vous indiquez à quelle famille de tâches correspond la tâche. Ou plus précisément à quel chantier.
• Sujet. Vous décrivez le nom de la tâche.
• Description. Vous décrivez le contenu de la tâche à réaliser.
• Est. temps (estimation temps). Vous estimez le temps nécessaire à la réalisation de la tâche.
• Priorité. Vous indiquez le niveau de priorité de la tâche.
• Commentaire. Vous pouvez ajouter des commentaires.

Cette première section du tableau ne précise pas du tout de quelle manière les tâches sont ordonnancées dans le temps. Ce n’est pas une roadmap. C’est une simple liste de ce qu’il faut faire. D’où la deuxième section « Planification ». Cette deuxième section contient trois colonnes :

• Période. En méthodologie agile, la période de référence est le « sprint ». Il s’agit d’une période courte, correspondant en général à une ou deux semaines, le but étant de raccourcir les cycles de production afin de pouvoir gagner en souplesse et de pouvoir réajuster rapidement. Dans notre modèle, un sprint correspond à 2 semaines. Libre à vous de réajuster la durée des sprints. La colonne « Période » permet donc de déterminer la date de réalisation de la tâche, au cours de quel sprint elle devra être produite
• Code couleur. Le code couleur permet de qualifier le type ou la nature de la tâche en question. S’il s’agit d’un projet de sélection et d’installation d’un CRM par exemple, les natures de tâches peuvent être : expression du besoin, choix du prestation, développements, tests & déploiements, réunions / restitutions.
• Qui. Dans cette colonne, vous pouvez préciser le responsable de la tâche. Cet exemple de planning projet gère donc la question de la répartition des tâches.

Etape #2 – On visualise les tâches dans le temps depuis l’onglet « Planning dynamique »

Le backlog permet de qualifier les tâches, le planning permet de les visualiser dans le temps. Il s’agit d’un planning dynamique dans le sens où il fonctionne avec le tableau Backlog. Lorsque vous modifiez le backlog, le planning se met à jour automatiquement grâce à un jeu de formules que nous avons mis en place.

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7 bonnes pratiques pour construire le planning d’un projet digital

Dans cette dernière section, nous allons vous présenter quelques bonnes pratiques et les étapes à suivre pour construire le planning d’un projet digital. Ce qui suit s’adresse surtout aux chefs de projet responsables de la production du planning mais peut intéresser quiconque impliqué dans un projet digital.

#1 Définir clairement les objectifs et le périmètre du projet

Avant de se lancer dans la construction du planning, il est primordial de bien définir les contours du projet digital. Quels sont les objectifs à atteindre ? Quels sont les livrables attendus ? Quelles sont les limites du projet en termes de budget, de délais et de ressources ? En répondant précisément à ces questions, vous posez les fondations d’un planning réaliste et pertinent. Cette étape de cadrage du projet permet également de s’assurer que tous les acteurs du projet partagent la même vision et comprennent les enjeux.

Quelques conseils :

• N’hésitez pas à formaliser ces éléments dans un document de référence qui servira de boussole tout au long du projet.
• Organisez une réunion de lancement (kick off) avec l’ensemble de l’équipe pour présenter ce document, clarifier les attentes et répondre aux interrogations.
• Encouragez chacun à exprimer son point de vue et ses idées pour enrichir la réflexion collective.

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#2 Impliquer toutes les parties prenantes dans l’élaboration du planning

La construction du planning ne doit pas être l’apanage du seul chef de projet. Pour obtenir un planning réaliste et accepté de tous, il est essentiel d’impliquer l’ensemble des parties prenantes dès le début de la démarche. Cela inclut bien sûr l’équipe projet, mais aussi les commanditaires, les futurs utilisateurs, les experts métiers, les partenaires externes, etc.

Chacun doit pouvoir apporter sa contribution en fonction de son domaine d’expertise et de son rôle dans le projet. Les développeurs, par exemple, sont les mieux placés pour estimer la durée des tâches techniques. Les experts métiers peuvent aider à identifier les contraintes légales ou organisationnelles à prendre en compte. Les utilisateurs finaux peuvent partager leurs attentes et leurs idées pour orienter les priorités.

Cette approche collaborative favorise l’adhésion et l’engagement de chacun en donnant du sens à la démarche.

#3 Décomposer le projet en tâches réalisables et estimables

Une fois les objectifs et le périmètre du projet bien définis, il faut entrer dans le détail opérationnel. Pour cela, vous devez découper le projet en tâches élémentaires, c’est-à-dire en actions concrètes et indivisibles. Cette décomposition permet de clarifier le travail à réaliser et de faciliter l’estimation des charges et des délais.

Chaque tâche doit être formulée de manière précise et compréhensible par tous. Elle doit être attribuée à une personne responsable de son exécution, même si celle-ci peut ensuite déléguer ou collaborer avec d’autres. Il est important aussi de spécifier les livrables attendus pour chaque tâche ainsi que les critères qui permettront de vérifier sa bonne réalisation.

#4 Identifier les dépendances et les jalons clés

Votre planning ne doit pas se limiter à une simple liste de tâches à réaliser. Pour être vraiment efficace, il doit aussi mettre en évidence les liens et les dépendances entre ces tâches. En effet, certaines actions ne peuvent être lancées que si d’autres sont achevées. Par exemple, on ne peut pas commencer à coder une fonctionnalité sans avoir validé sa maquette au préalable.

Il est donc important d’identifier ces relations de dépendance pour construire un planning logique et cohérent. Cela vous permettra aussi d’optimiser l’enchaînement des tâches et d’éviter les temps morts. De même, il est important de faire ressortir dans votre planning les jalons clés du projet, c’est-à-dire les étapes clés qui marquent une avancée significative ou un point de contrôle important.

Ces jalons peuvent correspondre à des livrables majeurs, à des décisions stratégiques à prendre ou encore à des événements comme un comité de pilotage. Le fait de les mettre en exergue permet de disposer d’une vision claire des temps forts du projet et permet à chacun de se projeter dans la dynamique globale du planning.

#5 Prévoir des marges de manœuvre pour gérer les imprévus

Même le planning le plus minutieux ne peut pas tout prévoir. Dans tout projet, il y a toujours une part d’incertitude et d’imprévus qui peuvent perturber le déroulement des opérations. Plutôt que de subir ces aléas, il est préférable de les anticiper en intégrant des marges de manœuvre dans votre planning.

Concrètement, cela signifie que vous ne devez pas chercher à optimiser à 100% le temps disponible. Laissez de la place pour les impondérables, les retards éventuels ou les demandes de dernière minute. Vous pouvez par exemple prévoir un pourcentage de marge sur chaque tâche, en fonction de sa complexité et des risques identifiés.

Autre piste : limiter le nombre de tâches assignées à chaque personne pour lui permettre de gérer les urgences. Vous pouvez aussi prévoir des plages de temps dédiées pour traiter les problèmes imprévus. L’objectif est de se donner les moyens d’absorber les perturbations sans remettre en cause l’ensemble du planning. Bien sûr, ces marges doivent rester raisonnables pour ne pas diluer la dynamique du projet.

#6 Utiliser un outil de planification collaboratif et visuel

Pour gérer efficacement un planning projet, vous devez vous appuyer sur un outil adapté. Les tableaux Excel ou les listes de tâches ont leurs limites et peuvent vite devenir illisibles et difficiles à maintenir. Il est préférable d’opter pour une solution dédiée, qui facilite la collaboration et offre une vision claire et partagée du planning.

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils de planification en ligne, comme Trello, Asana, Monday, Microsoft Project. Ils permettent de créer des tâches, de les attribuer à des personnes, de les organiser en listes ou en calendrier, de suivre leur avancement et d’échanger avec les équipes. Choisissez une solution qui corresponde à vos besoins et à votre mode de fonctionnement.

Veillez aussi à ce que votre outil offre une représentation visuelle parlante de votre planning. Privilégiez par exemple le format Gantt, qui permet de visualiser facilement les tâches dans le temps, leurs dépendances et les jalons clés. Un planning visuel et dynamique sera toujours plus mobilisateur qu’une liste statique. Il permettra à chacun de mieux comprendre son rôle et sa contribution à l’avancée du projet.

#7 Revoir et ajuster régulièrement le planning en fonction de l’avancement

Un planning n’est pas gravé dans le marbre. C’est un outil vivant, qui doit évoluer en même temps que le projet. Au fil de l’eau, de nouvelles tâches peuvent s’avérer nécessaires, des priorités peuvent changer, des aléas peuvent survenir. Pour maintenir un planning pertinent et utile, il est essentiel de le revoir et de l’ajuster régulièrement.

Mettez en place des points d’étape hebdomadaires ou bimensuels pour faire le point sur l’avancement du projet avec l’équipe. Passez en revue les tâches réalisées, celles en cours et celles à venir. Identifiez les écarts éventuels par rapport au planning initial et analysez-en les causes. Sur cette base, n’hésitez pas à modifier le planning si nécessaire, en ajoutant, supprimant ou réorganisant des tâches.

Soyez transparent dans vos arbitrages et expliquez les changements à l’équipe pour maintenir sa mobilisation. Un planning ajusté en temps réel sera toujours plus crédible et efficace qu’un planning figé et déconnecté de la réalité. Faites de cet exercice de mise à jour un rituel collectif pour responsabiliser chacun dans le pilotage du projet.

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